Om de implementatie van standaardrapportages mogelijk te maken moet zowel de facultaire organisatie als het gebruik van ProgRESS aan een aantal randvoorwaarden voldoen. Een zorgvuldige implementatie is nodig, omdat anders de onderwijsadministratie met allerlei praktische problemen geconfronteerd wordt, die extra werk met zich meebrengen. Hieronder worden de randvoorwaarden kort belicht. In het rapport Standaardrapportages met ProgRESS: implementatie worden ze uitgebreid beschreven, inclusief de verschillende principiële en praktische besluiten die een faculteit moet nemen.

Organisatorische randvoorwaarden

De implementatie in de organisatie kan het beste gebeuren aan de hand van een kort en praktisch implementatieplan. Daarbij komen de volgende stappen aan bod.

1. besluitvorming over principiële keuzes
   Hierbij gaat het om zaken als welke personen welke informatie krijgen, welke normen de faculteit hanteert, welke (deel)cohorten wil de faculteit onderscheiden, en dergelijke.
2. besluitvorming over praktische randvoorwaarden
   Te denken valt aan de manier waarop cijfers aan de onderwijsadminisgtratie worden doorgegeven (lijsten, briefjes), over welke cohorten en vakken moet worden gerapporteerd, enzovoort.
3. laat de praktische consequenties meewegen in de besluitvorming
4. inpassing in de onderwijskalender
   De faculteit moet beslissen op welke momenten het onderwijsbureau de standaardrapportages moet leveren. Daarbij moet rekening worden gehouden met piekbelasting bij het onderwijsbureau en met de rol die de rapportages spelen bij bv. onderwijsverslagen of cursusevaluaties.
5. protocol onderwijsrapportage
   Het is belangrijk om de verschillende besluiten en afspraken schriftelijk vast te leggen in een protocol onderwijsrapportage. Dat verheldert voor iedere betrokkene de situatie en dient als handleiding voor het onderwijsbureau.
6. implementatie in ProgRESS
   Dit kan voor een belangrijk deel parallel lopen aan de implementatie in de organisatie.

Implementatie in ProgRESS

De implementatie in ProgRESS heeft betrekking op allerlei uitvoeringskwesties, waarmee vooral de onderwijsadministratie geconfronteerd wordt. Om de zes standaardrapportages te kunnen leveren maakt de administratie gebruik van de menu's in ProgRESS. Daarbij moet de medewerker een aantal velden invullen. Zo moet er bij de berekening van rendementen ingevuld worden met welke cohorten ProgRESS moet gaan rekenen. En bij de slaagpercentages bijvoorbeeld moet ingevuld worden voor welke vakken de berekeningen worden uitgevoerd. Zo brengt elke rapportage zijn eigen keuzes met zich mee. Deze beslissingen moeten vantevoren genomen zijn, zodat een onderwijsadministratie daarin niet zelf hoeft te kiezen. Bovendien is die keuze in sommige gevallen van belang bij de interpretatie van de uitvoer. In het rapport Standaardrapportages met ProgRESS: implementatie worden deze keuzes en hun belang voor de interpretatie van de gegevens besproken.

In ProgRESS moeten behalve studieresultaten ook andere gegevens opgeslagen zijn om standaardrapportages mogelijk te maken. Tijdens de implementatie moeten deze eenmalig ingevoerd worden, waarna ze jaarlijks bijgehouden worden door de onderwijsadministratie. Dit leidt tot de volgende zes voorbereidende activiteiten met betrekking tot ProgRESS.

1. facultaire cohortvelden vullen met gegevens
   De facultaire cohortvelden behoren tot de nieuwe mogelijkheden van ProgRESS versie 6.10. Bij de berekeningen van de standaardrapportages wordt gebruik gemaakt van deze facultair ingevoerde gegevens en niet van de gegevens van een centrale studentenadministratie. Deze cohortvelden kunnen handmatig gevuld worden met gegevens, maar dit kan ook geautomatiseerd worden. Het COWOG biedt ondersteuning bij de automatisering, waarvoor u contact kunt opnemen met de technische helpdesk, tel. 050-3637217.
2. invoeren van de geprogrammeerde studielast
   Diverse berekeningen in ProgRESS vergelijken de gerealiseerde studielast van studenten met de studiepunten, die zij volgens het studieprogramma zouden moeten halen, de zgn. geprogrammeerde studielast. Vanaf versie 6.10 van ProgRESS is de invoer aanzienlijk vereenvoudigd.
3. bewaren van deelpopulaties
   Bij standaardrapportages wordt niet gewerkt met deelpopulaties. Wanneer u daarnaast echter uitgebreidere onderwijsanalyses met ProgRESS wilt uitvoeren, is het handig om wel deelpopulaties te selecteren. Vanaf versie 6.10 is het mogelijk deze deelpopulaties te bewaren en overal in ProgRESS te gebruiken. U kunt dan ook de standaardrapportages met behulp van deze deelpopulaties maken.
4. invoeren van examenpakketten of vaklijsten
   Het gebruik van examenpakketten of vaklijsten vermindert de hoeveelheid werk voor een onderwijsbureau. Zij kunnen deze pakketten of lijsten gebruiken om snel aan te geven voor welke vakken slaagpercentages en toetspogingen moeten worden berekend.
5. aanleggen van een archief
   Een archief met gegevens over de voorbije jaren maakt het mogelijk om vergelijkingen te trekken en trends te constateren. Bij de implementatie kan tijd uitgetrokken worden om eenmalig standaardrapportages over de afgelopen jaren te maken, zodat al direct vanaf het begin deze vergelijkingen mogelijk zijn.
6. kiezen van een werkwijze
   Faculteiten die verschillende opleidingen in één bestand administreren, kunnen twee werkwijzen volgen. De eerste werkwijze is om per rapportage alle opleidingen af te werken alvorens naar de volgende rapportage te gaan. De tweede werkwijze is om per opleiding alle rapportages af te werken en vervolgens de volgende opleiding te nemen. Beide werkwijzen hebben voordelen en nadelen, die in het implementatierapport worden beschreven.